Новости
/ Мир онлайн: как выбрать подходящий видеосервис. Часть 2

Мир онлайн: как выбрать подходящий видеосервис. Часть 2

21
мая
2020
Мир онлайн: как выбрать подходящий видеосервис. Часть 2

Провести лекцию онлайн? Вебинар? Организовать экспертную дискуссию? Ежедневную летучку? Международную конференцию? Один из важных уроков пандемии, который останется с человечеством и после того, как коронавирусная инфекция отступит: в онлайн можно перенести все – от ученой беседы до приятельской вечеринки. Главное – правильно выбрать платформу для своих целей.
Мы попросили эксперта Центра подготовки руководителей цифровой трансформации Высшей школы государственного управления (ВШГУ) РАНХиГС Владислава Тюрина помочь разобраться в возможностях имеющихся видеосервисов и рассказать, какой из них для каких целей подходит больше всего.
Вторая часть рекомендаций эксперта: что нужно знать, прежде чем приступить к работе. 


Рекомендации по выбору сервиса и инструментов:

·         Выбирайте сервис под задачу:

если это особая образовательная задача, да еще и не разовая, то предпочтительнее использовать специальные решения для дистанционного обучения.

·         Обратите внимание, нужна ли регистрация:

регистрация участников – это дополнительные лишние операции для приглашенных, но очень важная задача для организаторов. Полноценная регистрация (наличие учетных записей) позволяет делить участников на группы, управлять доступом, предлагать персонализацию, проводить аналитику, оценивать личную вовлеченность. Если проводится серия мероприятий, то без обязательной регистрации будет сложно выстроить качественную работу.

·         Тестирование:

найдите время протестировать сервис как с позиции администратора, так и с позиций лектора и слушателя. Хорошо если тестирование проводится с разных типов устройств и в разных браузерах. Все особенности следует отметить заранее в высылаемой инструкции участника.

·         Дополнительные инструменты:

ни один из сервисов не в состоянии закрыть полный набор актуальных задач, возникающих при проведении видеоконференций и вебинаров. Поэтому важно не просто выбрать основной инструмент, но и подобрать к нему в помощь менее значимые, но облегчающие работу опции. К их числу можно отнести: календари и планировщики, демонстрационные программы и инструменты визуализации, инструменты для проведения опросов, системы управления клиентами и т.п.

 

Рекомендации, связанные с техническими вопросами:

·         Технические возможности:

качество видеосвязи может быть разным у разных слушателей и это зависит в том числе от точки доступа, от технических характеристик оборудования и каналов связи. В связи с этим некоторые сервисы прямых трансляций даже рекомендуют периодически делать небольшие паузы, чтобы пользователи смогли синхронизировать видеопоток.

·         Оборудование:

качество устройств захвата видео и аудио влияет на качество самого видеопотока. Большинство сервисов видеосвязи допускает высокое качество трансляции, но для этого необходимо использовать веб-камеры и микрофоны соответствующего уровня. Их следует предварительно проверить и настроить. А если связь осуществляется с помощью совместимого браузера или из мобильного приложения – не забыть дать разрешение на использование веб-камеры и микрофона.

·         Хорошее интернет-соединение:

это важно для спикера. Проверить его можно с помощью специального сервиса, такого как Яндекс.Интернетометр. Для стабильного соединения следует использовать проводное подключение. Но для важных видеоконференций и вебинаров надо предусмотреть альтернативный вариант подключения к сети и протестировать его заранее. Это может быть, например, связь через мобильного оператора.

·         Помехи видео и аудио:

помимо технических помех при записи видео и аудио, следует обратить внимание на возникновение внешних шумов, задний план или возможное появление в кадре посторонних.

·         Другие настройки:

обратитесь к разделу настроек, где можно обнаружить интересные функции и возможности, которые будут полезны для конкретной решаемой задачи. Только сделайте это после того, как освоились с базовыми возможностями при стандартных настройках по умолчанию – тогда их название и описание не покажется очень сложным и непонятным.

 

Рекомендации в части подготовки материалов:

·         Материалы для демонстрации:

продумайте какие файлы для демонстрации необходимы и в каком порядке. Пусть они будут в доступном месте в полном составе, а у ведущего в сценарии будет четко и правильно указано, когда и какой из них выслать или продемонстрировать на экране.

·         Выслать заранее:

вышлите заранее все файлы, которые будут необходимы участникам мероприятия. Возможно, они предварительно ознакомятся с ними и подготовятся к обсуждению. Слушатели могут параллельно с прослушиванием мероприятия смотреть презентации и тексты.

·         Проверочные материалы и инструменты:

приготовьте заранее все, что необходимо для проверки и сбора обратной связи. Продумайте как обрабатывать собираемые ответы и довести их результаты до участников в последующем. Если это один из важных моментов, то предпочтение следует отдать сервисам, у которых для этого предусмотрен соответствующий функционал.

·         Подготовьте обсуждение:

выберите несколько вопросов, которые стоило бы обсудить в отведенное на это время. Если у участников сразу не возникнет вопросов по теме дискуссии, то начать ее позволят именно заготовленные заранее. Даже не обязательно кого-то просить их задать, а можно просто перейти к ответу на них.

·         Регламент и справка:

хорошо, когда активный участник мероприятия имеет четкое понимание, когда и на какую тему он говорит, какие материалы он может продемонстрировать и по каким правилам должен вести себя в эфире. Для кого-то может представлять сложность использование самого сервиса. Предварительно вышлите инструкцию, а для особо значимых мероприятий проведите репетицию. При этом объяснение того, как пользоваться сервисом лучше всего изложить коротким текстом-инструкцией сопроводив записью скринкаста.

 

Рекомендации по организации мероприятий:

·         Мониторинг вовлеченности:

в число задач мероприятия может входить определение вовлеченности участников. Следует заранее понять, как эту информацию можно получить в процессе видеоконференции или вебинара и после. Если это действительно важно, то стоит использовать сервисы, которые предусматривает для этого соответствующий функционал.

·         Видеозапись мероприятия:

предпочтительно осуществлять в любом случае (если речь не идет о конфиденциальном совещании), но уведомляя об этом участников. Видеозапись даже технического качества позволяет проанализировать в последующем проблемные или спорные моменты.

·         Технические перерывы:

в зависимости от типа мероприятия рекомендуется предусмотреть небольшие перерывы и паузы в трансляции. Но в отличии от традиционных очных мероприятий это могут быть совсем небольшие перерывы в 3-5 минут. Они неизбежно возникнут при смене спикеров. И такие перерывы хорошо бы заполнить менее важной информации для тех, кто остается в эфире. Пусть это будут не просто слайды-заставки с логотипами, но резюме предыдущего выступления или анонс следующего спикера, а возможно короткий видеоролик.

·         Поднять руку:

очень сложно в формате видеосвязи невербально показать желание высказаться. Необходимо предусмотреть и довести до участников то, как они могут сообщить о потребности задать вопрос или вставить реплику. Самый простой способ – это текстовый чат мероприятия.

·         Дискуссия:

если в онлайн-мероприятии участвует несколько выступающих и возможна дискуссия, то лучше сразу предложить простой, понятный и ограниченный по времени регламент. Многие сервисы позволяют управлять участниками и модерировать текстовые чаты.

·         Помогите спикеру:

до, после и особенно во время мероприятия у выступающего могут возникнуть как технические, так и коммуникационные сложности. Лучше если ему будет помогать опытный модератор, администратор или помощник. Быстро запустить презентационный материал, отследить сообщения в текстовом чате, устранить мелкие технические проблемы, ответить на простые вопросы пользователей, выслать участникам материал – решение подобных задач можно передать от спикера кому-то из числа организаторов.

 

Рекомендации по участию в мероприятии:

·         Отключите видео и звук при большом количестве участников:

ряд сервисов прямо рекомендует отключать видео и звук у большинства неактивных зрителей – участников, которые просто смотрят трансляцию мероприятия. Некоторые сервисы ограничивают количество одновременно активных пользователей. В любом случае всех участников следует попросить придерживаться правила «включенного микрофона только у выступающего».

·         Включите видео для небольших групп:

если в сеансе видеосвязи принимает участие небольшое количество человек и техническая возможность позволяет, то рекомендуется не отключать видео. Все-таки визуальный контакт важен для вовлеченности как самих слушателей, так и восприятия реакции участников со стороны выступающего. Но правила «включенного микрофона только у выступающего» следует придерживаться и тут.

·         Укажите текущий статус:

чтобы показать, что кто-то из участников в данное время не доступен для взаимодействия договоритесь обозначать соответствующий статус. Причем это может быть важно даже в рамках проведения мероприятия, особенно длительного.

·         Внешность участника:

спикер, на которого обращено внимание всех участников, должен выглядеть соответствующим образом. Безусловно, дистанционный формат предполагает мягкие требования к внешнему виду участников. И в большей степени приходится ориентироваться на статус мероприятия, но соблюдать корпоративные и общепринятые правила важно в дистанционном формате.

·         Задний план:

видеосвязь накладывает на участника дополнительное требование, связанное с задним планом, который попадает в кадр. Такое требование не свойственно для традиционных конференций, лекций и семинаров. А для видеоформата может быть важным. Именно поэтому некоторые сервисы предлагают замену фона или его размытие.

·         Демонстрация экрана:

другой также свойственный для видеосвязи момент, который может даже стать критичным в ряде случаев. Демонстрация экрана одним из участников должна быть уместной и продуманной. Если это значимое мероприятие, то стоит подготовить сценарий демонстрации или даже заранее записать, как минимум, скринкаст. Внимание необходимо обратить и на то, что будет демонстрироваться. Предпочтительно проверить контент на содержание персональной и конфиденциальной информации. И не стоит показывать экран полностью, а лучше демонстрировать окно конкретного приложения.

·     Оставаться вовлеченным: удерживать внимание важно на протяжении всего мероприятия, исключив посторонние помехи и задачи, особенно если это предполагается уровнем видеоконференции или вебинара, при котором другие участники ожидают именного этого. Однако в дистанционном формате это не всегда бывает просто.

 

Рекомендации в части управления рисками:

·         Дублирующий канал:

имейте простой дублирующий канал связи на время мероприятия. Лучше всего, если это будет мессенджер, где можно быстро обменяться сообщениями в крайних случаях. Если что-то пошло не так, то можно будет сообщить всем участникам о проблемах и том, стоит ли им предпринять какие-либо дополнительные действия.

·         Запасной вариант:

иногда требуется иметь в запасе пару-тройку альтернативных и хорошо освоенных (протестированных и настроенных) сервисов. У любых систем бывают сбои и будет очень неприятно отменять значимое мероприятие из-за того, что у сервиса видеосвязи проходит техническое обслуживание серверов.

·         Следите за конфиденциальностью:

утечка важной информации, предназначенной для ограниченного распространения – это одна из значимых проблем. Не рекомендуется передавать файлы для служебного пользования средствами сервисов проведения видеоконференций. Возможно, дисциплину участников поможет повысить понимание того, что ведется видеозапись мероприятия. Рекомендуется контролировать состав участников на закрытых встречах на основе учетных записей и визуально.

Помимо обозначенных рекомендаций при организации или при участии в мероприятиях полезно вспомнить традиционные правила подготовки и проведения конференций и публичных выступлений. Они не теряют своей актуальности даже при дистанционном формате коммуникаций.

 

Завершающая рекомендация:

На основе подобного рода рекомендаций можно составить простой и понятный чек-лист по подготовке к видеоконференции или вебинару с учетом особенностей выбранного сервиса, регулярно выполняемых задач и собственного опыта. Если над организацией видеосвязи работает команда, то это тем более будет полезно для каждого из ее участников. Желательно в этом случае делать чек-листы по функциональным ролям.

 

 




<<



Анонсы

Все анонсы


Контакты

Схема проезда
Схема расположения корпусов
Приемная директора
Телефон: +7 351 771-35-00
Факс: +7 351 771-35-00
E-mail: director@chel.ranepa.ru

Приемная комиссия
Телефон: +7 351 214-52-00
+7 351 771-21-10
E-mail: in@chel.ranepa.ru
Пресс-служба
Телефон: + 7 351 243-09-70
E-mail: pressa@chel.ranepa.ru

Президентская академия – национальная школа управления